Jakich błędów unikać w liście motywacyjnym na stanowisko kierownika projektu?

Stanowisko kierownika projektu występuje w wielu branżach. Dobre zarobki, ciekawa praca skłania wielu kandydatów do aspirowania na licznie występujące oferty pracy. W procesie rekrutacji coraz bardziej docenianym aspektem staje się list motywacyjny. Niektórzy rekruterzy uważają, że jego wartość jest zdecydowanie większa niż popularnego CV. List motywacyjny jest dopełnieniem wizerunku kandydata oraz okazją do zaprezentowania swojego potencjału. Dobrze przygotowany list motywacyjny może zagwarantować zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Z kolei wystąpienie popularnych błędów w liście motywacyjnym może zaprzepaścić szanse na stanowisko kierownika projektu.

Kandydat na project managera powinien przede wszystkim wystrzegać się kłamstwa i przekoloryzowania swoich kompetencji. Pracodawcy coraz skrupulatniej weryfikują umiejętności potencjalnych kandydatów. Wykorzystują w tym celu nowe narzędzia rekrutacyjne m.in. pytania behawioralne czy Assessment Centre. Kandydat na stanowisko kierownika projektu nie powinien podawać nieprawdziwych danych lub zawyżać swoich umiejętności. Kolejnym aspektem jest wystrzeganie się nadmiaru pochlebstw pod adresem pracodawcy. Zbytni podziw nad osiągnięciami lub pozycją firmy może zostać odebrany negatywnie. Kandydat na stanowisko project managera powinien w swoim liście motywacyjnym wykazać się najwyższym profesjonalizmem m.in. dbałością o styl i formułę listu, poprawnością stylistyczną, gramatyczną i ortograficzną.

Project Manager i jego odpowiedzialność za realizację projektu

Kierownik projektu jest specjalistą w zarządzaniu projektami. Najczęstszymi branżami, w których pracuje project manager jest budownictwo, telekomunikacja, finanse. Kierownik projektu jest także zatrudniany w branży IT, gdzie kieruje realizacją projektów informatycznych. Priorytetem jego pracy jest zapewnienie osiągnięcia złożonych celów projektu, którymi jest wytworzenie produktu o określonych wymaganiach jakościowych. Jako najważniejszy członek zespołu project manager ma największy wpływ na wszystkie etapu realizacji projektu, począwszy od planowania, przez realizację, na finalizacji projektu kończąc. W zależności od struktury organizacyjnej projektu i firmy rola project managera.

W strukturze funkcjonalnej, w której obowiązują zasady specjalizacji i podporządkowania hierarchicznego project manager pełni funkcję kierownika funkcjonalnego. Przy realizacji projektu wykorzystywane są określone techniki i narzędzia. W tej strukturze nie ma centralnej odpowiedzialności za projekt.

W strukturze macierzowej odpowiedzialność za realizację projektu ponosi cały zespół. Nadzór nad projektem sprawuje najczęściej dwóch kierowników: kierownik funkcjonalny i project manager.

Z kolei w strukturze zespołowej kierownik projektu ponosi centralną odpowiedzialność za realizację całości procesu. Jest to bardzo komfortowa rola project managera ponieważ charakteryzuje ją duża szybkość podejmowanych decyzji oraz wysoka motywacja zespołu.

Rola kierownika projektu

Rola kierownika projektu w poszczególnych fazach realizacji projektu przedstawia się następująco:

1. Planowanie i inicjacja

  • Zorientowanie się czy projekt jest wykonalny.
  • Zorganizowanie projektu.
  • Zdobycie zasobów potrzebnych do realizacji projektu.

2. Rozpoczęcie

  • Poinformowanie zespołu projektowego o nowym projekcie i zadaniach poszczególnych członków zespołu.
  • Monitorowanie zasobów oraz realizacji wstępnych prac w projekcie.

3. Realizacja

  • Monitorowanie i kontrola wykonywanych prac.
  • Identyfikacja i rozwiązywanie problemów.
  • Wzmożona komunikacja z dostawcami, kierownictwem i klientem.
  • Pogłębianie wiedzy członków zespołu na temat projektu.
  • Włączanie zespołu w proces podejmowania decyzji.
  • Wyznaczanie zadań z uprawnieniami i odpowiedzialnością.

4. Zamknięcie

  • Opracowanie raportów.
  • Spotkanie z klientem.
  • Wyciągnięcie wniosków z przebiegu projektu.

Czym jest projekt?

W języku polskim pojęcie „projekt” może być rozpatrywane w wielu znaczeniach, które zależą od przyjętego punktu widzenia oraz kontekstu, w jakim słowo się znajduje. W ujęciu ogólnym „projekt” może być rozumiany jako pomysł, zakładana inicjatywa lub plan działania.

W kontekście prawniczym projekt oznacza wstępny dokument przedstawiający jakąś propozycję zmian, zmianę dotychczasowych przepisów lub nowe regulacje prawne. W naukach technicznych projekt oznaczać może: schemat planowanej instalacji czy rozwiązań technologicznych, rysunek architektoniczno-budowlany, rysunek przedstawiający plan pomieszczeń, rysunek techniczny czy szkic. Z kolei na gruncie zarządzania projektem jest umiejętne połączenie zintegrowanych, skoordynowanych i zaplanowanych działań, które są podejmowane w celu osiągnięcia określonego celu i uzyskania rezultatów.

Projektem nazywamy takie zaplanowane i realizowane przedsięwzięcie, które posiada łącznie następujące cechy:

  • jest ukierunkowane na realizację określonego celu;
  • polega na skoordynowaniu wzajemnie powiązanych ze sobą działań;
  • jest realizowane zespołowo (udział czynnika kapitału ludzkiego);
  • charakteryzuje się wysokim stopniem złożoności;
  • jest działaniem unikalnym, niepowtarzalnym;
  • wymaga współpracy specjalistów z różnych dziedzin;
  • jest przedsięwzięciem realizowanym w określonym czasie (ma konkretny termin rozpoczęcia i zakończenia);
  • posiada określony budżet i zasoby zaangażowane w realizację przedsięwzięcia;
  • ma wyjątkowy charakter (niepowtarzalność przedsięwzięcia);
  • charakteryzuje się odrębnością organizacyjną i strukturalną (wykracza poza zakres codziennych, rutynowych działań realizowanych w danej organizacji);
  • charakteryzuje się określoną grupą beneficjentów, do których jest skierowany; musi również posiadać osobę odpowiedzialną za jego realizację;
  • immanentną cechą jest występowanie określonego stopnia ryzyka, które jest wieloczynnikowo uwarunkowane i często może być trudne do precyzyjnego przewidzenia.

Prorocze sny

Od kiedy pamiętam moje sny zawsze miały w sobie jaką magiczną moc i często mówiły o czymś, co ma wydarzyć się w przyszłości. Umiejętność odczytywania swoich marzeń sennych nie jest naukową dziedziną i nie polega na logicznym myśleniu. W taki sen trzeba się raczej „wczuć”, a nie zanalizować go pod wszystkimi kątami. Wielu nie dowierza w moje „senne” zdolności, ale ja wiem swoje. Właśnie dzięki własnemu snu jakiś czas temu dowiedziałam się, że zostanę kierownikiem projektu w swojej firmie, kierownik ds. projektu Leszno.

Przyśniło mi się, że stoję naprzeciw dwóch wyjść, obu ograniczonych drzwiami. Waham się, nie wiem które wybrać. W końcu, wiedziona jakimś wewnętrznym impulsem wybieram drzwi na prawo – za nimi widzę kwiecistą łąkę ogrzaną przepięknym słońcem. Po tej nocy zaproszona zostałam do biura prezesa firmy. Nie bałam się tego spotkania, bo wiedziałam, że będzie pozytywne. Nie myliłam się – wyszłam z niego jako nowy kierownik projektu.

Dzisiaj w nocy znów miałam jeden z tych proroczych snów. Niestety, nie był on dobry. Śniło mi się, że jestem w jakimś ciemnym pomieszczeniu i nie mogę znaleźć z niego wyjścia. Błądzę palcami po ścianach, szukam jakiejś zapadki, dziurki od klucza, klamki – czegokolwiek. W końcu znajduję coś na kształt przycisku – wciskam go raz, drugi i dziesiąty i nic się nie dzieje. Aż boję się co wydarzy się dzisiejszego dnia!

Piątkowe sprzątanie

Piątki niemal wszystkich przyprawiają o lekkie drżenie serca i ogólne zadowolenie spowodowane tym, że zbliża się nasz ukochany weekend. Ja też lubię piątki, choć ich urok psuje mi nieco perspektywa piątkowego wieczoru poświęconego na sprzątanie mieszkania.

Już od jakiegoś czasu mam taką tradycję, że sprzątam zawsze w piątek wieczorem, żeby w sobotę móc trochę odpocząć. Wysprzątanie naszego dwupokojowego lokum zajmuje mi około 4 godzin, o ile mąż mi nie pomoże. Zazwyczaj sama muszę się ze wszystkim męczyć, bo mąż w piątki wychodzi z kolegą na squasha. Taka to sprawiedliwość.

O wiele bardziej lubię siebie taką, jaką jestem w pracy. Niezłomna, odważna pani kierownik ds. projektu Siemianowice Śląskie. Zawsze dobrze ubrana, opanowana i zorganizowana. Lubię siebie w takiej odsłonie, bo czuję się wtedy silną kobietą.

Zupełnie inaczej wyglądam w domu w piątkowy wieczór. Po silnej, perfekcyjnej pani kierownik nie ma śladu – zastępuje ją spocona, zmęczona sprzątaczka w szarym dresie i z różowymi rękawicami na rękach. Na pewno nie czuję się wtedy atrakcyjna, co jeszcze bardziej psuje mi humor. Chcę już sobotę!

Trudny kierownik

O panu Leszku, kierowniku projektu Nowy Sącz, można powiedzieć wiele, ale na pewno nie to, że jest spokojnym i ceniącym sobie dobre relacje z podwładnymi człowiekiem. Szczerze mówiąc, nie do końca wiem jakim cudem nadal wytrzymuję napiętą atmosferę w biurze i jeszcze nie zrezygnowałem z pracy. Jakiś psycholog na pewno odnalazłby w mojej podświadomości jakieś zapędy masochistyczne – nie ma innego wytłumaczenia.

Bardzo charakterystyczną cechą pana Leszka jest to, że nigdy nie myśli o uczuciach innych osób i zawsze wali prosto z mostu to, co widzi. Jego komentarze nie ograniczają się przy tym wyłącznie do kwestii zawodowych, a dotyczą wszystkiego, co dzieje się wokół kierownika. Dla przykładu, parę dni temu koleżanka z pracy przyszła do biura w nowej fryzurze. Trzeba przyznać, że nie wyglądała w niej jakoś oszałamiająco, ale też nie najgorzej. Wszyscy w biurze (za wyjątkiem kierownika) grzecznie skomplementowaliśmy nowy wygląd koleżanki, tłumacząc się w duchu z drobnego kłamstewka.

Kierownik, gdy tylko zobaczył nową fryzurę Magdy nie mógł powstrzymać śmiechu i cisnących się na usta kąśliwych żartów. Przez cały dzień komentował, że koleżanka wygląda jak strach na wróble, pytał, czy strzelił w nią rano piorun i mówił inne, równie przykre rzeczy. Nic dziwnego, że pod koniec dnia Magda poszła wypłakać się do łazienki. Sam miałem ochotę uronić parę łez.

Święta w górach

Większość pracowników naszej firmy już od końca listopada przeżywa zbliżające się Święta i omawia wszystkie kwestie związane z ich organizacją. Tydzień przed Wigilią mam już pełen zestaw danych o tym gdzie moi poszczególni podwładni spędzają Święta, co kupili najbliższym i jak spędzają Sylwestra. Nie dopytuję i nie wyciągam z nikogo żadnych informacji – po prostu udaje mi się wszystko usłyszeć przelotem, gdy jeden pracownik opowiada innemu.

O mnie nikt nic nie wie, bo nie lubię dzielić się swoim życiem osobistym w pracy. Moje święta zapowiadają się naprawdę ciekawie, ale nie mam zamiaru opowiadać o tym swoim podwładnym, kierownik ds. projektu Ełk. Może gdyby ktoś mnie zapytał o plany na Boże Narodzenie to bym coś powiedział, ale skoro każdy milczy i nie interesuje się mną to nie będę wychodził przed orkiestrę. Podejrzewam, że pracownicy zwyczajnie krępują się zapytać mnie o bożonarodzeniowe sprawy, bo w końcu jestem ich przełożonym.

Ja w tym roku spędzam Wigilię i Święta dość nietypowo, bo w górach. Razem ze znajomymi postanowiliśmy się wybrać do Zakopanego do zaprzyjaźnionej rodziny baców i z nimi spędzić ten piękny czas. Mam nadzieję, że w tym czasie spadnie w górach śnieg, bo nie wyobrażam sobie zakopiańskich Świąt bez śnieżnej pokrywy.

Po Świętach zostajemy do Sylwestra w górach i dzielimy czas na spokojne wypoczywanie przed kominkiem, zwiedzanie i jazdę na nartach. Już nie mogę się doczekać!

Dobre dla mnie

Gdyby nie to, że każdy kolejny projekt nieco różni się od poprzedniego moja praca kierownika projektu byłaby śmiertelnie nudna i szybko wpędziła mnie do grobu, kierownik projektu Chełm. Moje życie zawodowe z jednej strony jest bardzo poukładane i rutynowe, a z drugiej zaskakujące. Jeden projekt poprzedza kolejny i następuje po wcześniejszym, jednak każdy z nich jest inny, dzięki czemu mam szansę odświeżyć swój sposób myślenia i zmierzyć się z nowymi wyzwaniami. Teraz myślę przede wszystkim o tym, co czeka mnie w kolejnym projekcie i jak go najszybciej zakończyć.

Myślę, że w zawodzie kierownika projektu sprawdzam się bardzo dobrze. Oczywiście zdarzają się czasem problematyczne i trudne dla mnie sytuacje, w których muszę pokazać swoje twardsze oblicze i upomnieć któregoś z moich pracowników, jednak te na szczęście nie występują bardzo często. Moi pracownicy to grupa świetnie dobranych i wzajemnie uzupełniających się osób, które potrafią pracować szybko i bardzo dokładnie. Mam szczęście, że trafił mi się taki zespół projektowy.

Po szczęśliwie zakończonym projekcie zawsze organizujemy sobie mały wypad na miasto w celu uczczenia sukcesu i odstresowania się. Dwa miesiące temu byliśmy w kręgielni, a jeszcze wcześniej wybraliśmy się do nowo powstałej meksykańskiej knajpki.

Odpowiednie podejście

Nie należę do osób, które w trudnych sytuacjach zawodowych biorą L4 i przez jakiś czas nie pokazują się w firmie w obawie przed gniewem szefa, zwolnieniem lub innymi mało przyjemnymi konsekwencjami swoich działań. Uważam, że z każdym niemiłym wydarzeniem należy się zmierzyć i stawić mu czoła, choćby nie wiem co się działo. Wielu moich znajomych w obliczu dużych problemów ucieka gdzie pieprz rośnie, panikuje lub załamuje się doszczętnie, jednak ja zawsze powtarzam, że nie tędy droga. Konsekwencje naszych czynów nigdy od nas nie uciekną, a nad naszymi przewinami żaden pracodawca nie przejdzie do porządku dziennego. Trzeba odpokutować swoje, modlić się o kolejną szansę i próbować się jakoś zrehabilitować.

Myślę, że to właśnie moje podejście do porażek i błędów sprawiło, że stałam się twardą babką i świetną pracownicą, która z czasem nagrodzona została awansem na kierownika projektu Suwałki. Podczas ogłaszania mojego awansu szef firmy sam wspomniał o tym, że jestem jednym z nielicznych pracowników, na których można polegać i którzy potrafią wyciągać wnioski ze swoich pomyłek. Właśnie takich kierowników potrzeba w firmie – osób, które nie tylko potrafią przyznać się do błędu, ale jeszcze ten błąd naprawić.

Byłam niezmiernie dumna ze swojego awansu, bo nie spodziewałam się go tak szybko. Myślałam, że będę musiała przepracować kilka długich lat zanim mnie ktoś dostrzeże, a tu proszę – po dwóch latach pracy udało mi się wejść szczebelek wyżej!