W języku polskim pojęcie „projekt” może być rozpatrywane w wielu znaczeniach, które zależą od przyjętego punktu widzenia oraz kontekstu, w jakim słowo się znajduje. W ujęciu ogólnym „projekt” może być rozumiany jako pomysł, zakładana inicjatywa lub plan działania.
W kontekście prawniczym projekt oznacza wstępny dokument przedstawiający jakąś propozycję zmian, zmianę dotychczasowych przepisów lub nowe regulacje prawne. W naukach technicznych projekt oznaczać może: schemat planowanej instalacji czy rozwiązań technologicznych, rysunek architektoniczno-budowlany, rysunek przedstawiający plan pomieszczeń, rysunek techniczny czy szkic. Z kolei na gruncie zarządzania projektem jest umiejętne połączenie zintegrowanych, skoordynowanych i zaplanowanych działań, które są podejmowane w celu osiągnięcia określonego celu i uzyskania rezultatów.
Projektem nazywamy takie zaplanowane i realizowane przedsięwzięcie, które posiada łącznie następujące cechy:
- jest ukierunkowane na realizację określonego celu;
- polega na skoordynowaniu wzajemnie powiązanych ze sobą działań;
- jest realizowane zespołowo (udział czynnika kapitału ludzkiego);
- charakteryzuje się wysokim stopniem złożoności;
- jest działaniem unikalnym, niepowtarzalnym;
- wymaga współpracy specjalistów z różnych dziedzin;
- jest przedsięwzięciem realizowanym w określonym czasie (ma konkretny termin rozpoczęcia i zakończenia);
- posiada określony budżet i zasoby zaangażowane w realizację przedsięwzięcia;
- ma wyjątkowy charakter (niepowtarzalność przedsięwzięcia);
- charakteryzuje się odrębnością organizacyjną i strukturalną (wykracza poza zakres codziennych, rutynowych działań realizowanych w danej organizacji);
- charakteryzuje się określoną grupą beneficjentów, do których jest skierowany; musi również posiadać osobę odpowiedzialną za jego realizację;
- immanentną cechą jest występowanie określonego stopnia ryzyka, które jest wieloczynnikowo uwarunkowane i często może być trudne do precyzyjnego przewidzenia.