Kierowanie i zarządzanie projektem wymaga obecności kilku niezbędnych elementów, bez których realizacja zadań byłaby bezsensowna i niemożliwa. Do realizacji określonego projektu potrzebny jest kapitał ludzki – zespół sprzedażowy wraz ze swoim kierownikiem projektu, kierownik projektu Olsztyn, który zajmie się jakościowym i czasowym wykonaniem zlecenia. Projekt zostaje zlecony przez klienta, który od danej firmy oczekuje określonego rezultatu w określonym czasie. Mając klienta i wykonawców, do pełnego obrazu zarządzania projektem brakuje nam jeszcze jednego: projektu samego w sobie. To projekt, jako cel nawiązania umowy i realizacji zlecenia jest czynnikiem wpływającym na pozostałe, zmienne elementy zarządzania projektem, na które wchodzą narzędzia, systemy, programy, podwykonawcy i dostawcy.
Projekt jest pojęciem, na które składa się pięć podstawowych cech, określanych jako cechy SMART. Zgodnie z nimi, projekt jest:
- Specyficzny – jasno sprecyzowany,
- Mierzalny – cel musi być możliwy do zmierzenia w celu stwierdzenia czy został osiągnięty,
- Ambitny – powinien być ambitny by jego osiągnięcie wymagało wysiłku i pracy, nie może być czynnością rutynową, codzienną
- Realny – by cele były mierzalne ich osiągnięcie musi być dla nas realne. Takie cele motywują.
- Terminowy – cele są ograniczone ramami czasowymi.
Co ważne, projekt wykonuje się raz, a każdy projekt ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia, które mogą być jednak modyfikowane. Typowymi projektami są m.in. budowa budynku, stworzenie programu komputerowego czy badania i testy nad nowym rodzajem lekarstwa.